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Prazos de Conservação de Dados Pessoais

Na fractalfir, conservamos os dados pessoais apenas durante o período necessário à prestação dos nossos serviços, ao cumprimento de obrigações legais e à proteção dos direitos dos nossos clientes. Os prazos variam conforme a natureza e a finalidade de cada informação.

1. Princípios gerais de conservação

O tratamento e a conservação dos dados pessoais seguem o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), nomeadamente os princípios de minimização, limitação da conservação e responsabilidade.

Cada categoria de informação tem uma finalidade e um prazo de conservação adequado. Quando essa finalidade termina, os dados são eliminados, anonimizados ou conservados de forma limitada, se existir uma obrigação legal válida.

Os prazos indicados nesta página são aplicados de acordo com a natureza dos dados, a finalidade do tratamento e as exigências legais relevantes.

Sempre que diferentes obrigações de conservação se apliquem ao mesmo conjunto de dados, será utilizado o prazo legalmente necessário, com acesso limitado à finalidade que justifica a conservação.

2. Dados de encomendas e faturação

Esta categoria inclui os dados necessários à gestão das compras e ao cumprimento das obrigações fiscais e contratuais.

Dados abrangidos: nome do cliente, morada de faturação e entrega, número de identificação fiscal quando aplicável, artigos adquiridos, valores pagos, documentos de faturação e registos de pagamento e reembolso.

Quando são eliminados?

Quando termina o prazo legal de conservação dos documentos fiscais, desde que não exista outra obrigação legítima de conservação.

Quando deixam de ser necessários à execução do contrato, à assistência pós-venda ou à gestão de reclamações e garantias.

Quando não existem processos judiciais, administrativos ou outros fundamentos legais que exijam a conservação por um período adicional.

A eliminação de dados operacionais não obriga à eliminação dos documentos fiscais que devam continuar arquivados por imposição legal.

3. Dados de conta de cliente

Quando um cliente cria uma conta, tratamos as informações necessárias para disponibilizar as funcionalidades associadas ao seu perfil.

Dados abrangidos: nome, endereço de correio eletrónico, moradas guardadas, preferências da conta e informações de autenticação geridas pelos sistemas utilizados.

Quando são eliminados?

Quando o cliente solicita o encerramento da conta e não existe motivo legal para conservar os respetivos dados.

Quando os dados deixam de ser necessários à disponibilização das funcionalidades da conta.

Após a revisão das contas inativas, quando não subsistam obrigações contratuais ou legais que justifiquem a conservação.

Antes de eliminar ou desativar uma conta por inatividade, poderão ser adotadas medidas adequadas para informar o titular, quando necessário.

4. Dados de marketing e comunicações comerciais

Os dados utilizados para comunicações promocionais são tratados apenas quando existe uma base legal válida, incluindo o consentimento do titular quando exigido.

Dados abrangidos: nome, endereço de correio eletrónico, preferências de comunicação, registos de consentimento e dados relacionados com a subscrição de conteúdos promocionais.

Quando são eliminados?

Quando o titular retira o consentimento ou se opõe ao tratamento dos seus dados para fins de marketing direto.

Quando a finalidade promocional deixa de existir ou a base legal do tratamento deixa de ser válida.

Quando, após revisão de inatividade, a conservação deixa de ser necessária ou adequada.

A retirada do consentimento não afeta a legalidade do tratamento realizado anteriormente, nem interfere com o processamento de encomendas ou com as comunicações de serviço necessárias.

5. Dados de navegação e comportamento no website

Durante a utilização do website, podem ser recolhidas determinadas informações técnicas necessárias ao funcionamento, à segurança e, quando autorizado, à análise da experiência de navegação.

Dados abrangidos: endereço IP, tipo de navegador, informações do dispositivo, páginas visitadas, interações com o website, registos técnicos e identificadores de cookies.

Quando são eliminados?

Quando termina a sessão, no caso dos cookies estritamente associados a essa sessão.

Quando termina o prazo de retenção configurado para os registos técnicos ou para os dados analíticos.

Quando o titular retira o consentimento, deixando de ser recolhidos novos dados para as finalidades facultativas correspondentes. Os dados anteriores serão eliminados quando não existir outro fundamento válido para os conservar.

Os dados convertidos em informações efetivamente anónimas, que já não permitam identificar uma pessoa, podem ser utilizados para análises estatísticas sem ficarem sujeitos aos mesmos limites aplicáveis aos dados pessoais.

6. Resumo dos prazos por categoria

Os principais critérios de conservação são apresentados abaixo para facilitar a consulta.

7. Pedidos de apagamento e exceções legais

Pode solicitar o apagamento dos seus dados pessoais quando estes já não sejam necessários, quando tenha retirado o consentimento ou nas restantes circunstâncias previstas no RGPD.

Cada pedido será analisado tendo em conta a categoria dos dados e a existência de possíveis obrigações legais de conservação.

Poderemos manter apenas as informações indispensáveis quando exista obrigação fiscal, necessidade de cumprir requisitos legais ou fundamento válido para o exercício ou defesa de direitos.

Nestes casos, os dados conservados não serão utilizados para finalidades incompatíveis com o motivo que justifica a sua retenção.

O pedido será respondido, em regra, no prazo de 1 mês. Em situações complexas, esse prazo poderá ser prolongado por mais 2 meses, nos termos do RGPD, com informação ao titular dentro do prazo inicial.

8. Eliminação, anonimização e segurança

Quando termina o período de conservação aplicável, os dados pessoais são eliminados ou anonimizados através dos mecanismos disponibilizados pelos sistemas utilizados.

A eliminação de dados armazenados em cópias de segurança pode depender dos ciclos técnicos de substituição ou expiração dessas cópias, respeitando as medidas de segurança e os períodos de conservação necessários.

Durante o período de conservação, procuramos limitar o acesso aos dados às pessoas e aos prestadores que necessitem deles para finalidades autorizadas.

Quando recorremos a prestadores tecnológicos, de pagamento ou de transporte, os pedidos de eliminação são tratados de acordo com as respetivas responsabilidades e com os mecanismos previstos na legislação de proteção de dados.

9. Contactos e exercício dos seus direitos

Para solicitar o acesso, a retificação ou o apagamento de dados pessoais, bem como esclarecer dúvidas sobre os períodos de conservação, pode contactar a fractalfir através dos meios seguintes.

Horário de atendimento ao cliente: de segunda a sexta-feira, das 9:00 às 18:00. Aos fins de semana e feriados, o tempo de resposta poderá ser prolongado.

Caso considere que os seus direitos de proteção de dados não foram respeitados, pode apresentar uma reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD).

Autoridade de controlo: www.cnpd.pt

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Proteção de dados · Conservação limitada · Direitos respeitados